为规范学会文书档案管理，系统、完整地保存学会的重要文件，历史资料、学术活动资料及科研成果资料，特制定本办法。
一、管理范围
（一）文件资料
１、上级主管部门的文件；
2、学会各届会员代表大会的会议资料；
3、学会召开的理事会议、常务理事会议的会议资料；
4、学会召开的其它会议的会议资料；
5、学会向上级主管部门、上级学会的情况汇报及上级的批复等；
5、学会年度工作计划、总结和重大活动的工作计划、工作汇报、各类调研报告；
6、学会的规章制度、规范条例等；
7、各类公函。
（二）学术活动资料
１、项目资料，包括每年度总览表，申报表，项目实施方案、方案论证表，立项（招标）批准通知，项目中期研究活动资料，各类报告，重要佐证资料，鉴定表等；
２、学会活动资料，包括活动计划、重要记录、研讨活动记录、论文、总结、统计资料、调查资料等；
３、重大学术活动的资料，包括主要报告（或开幕词）讲稿，研讨记录（结论），领导讲话稿，主持者小结（或闭幕词）稿等；
４、各类论文评选资料，包括评选通知、推荐表格、报送的文章、评选结果，获奖名单、目录等；
５、学会的纪念文集，出版的刊物，专集、文集、纪念册，以及通讯报导等宣传材料。
（三）音、声、像资料
１、重要学术报告的录音、录像；
２、重要学术活动照片、录像；
３、学会保存的各种资料碟片。
（四）人事档案资料
１、历届学会理事会理事的推荐表、理事会名册，正副秘书长、常务理事名册及学会聘请的工作人员名册；
2、各工作（专业）委员会正副主任及会员登记表及花名册；
（五）财务档案
１、帐册；
２、收付凭证；
３、各项报表；
４、审计资料；
（六）图书资料
１、学会订购的工具书；
２、学会订购刊物；
３、学会订购的理论书籍；
４、上级部门指定订购的有关书刊；
５、各单位，个人赠阅的有实用价值的书籍、文集等。
二、管理期限
１、永久保管：凡反映学会主要业务活动和发展历史的有关资料，以及需要长期参考、应用的资料为永久保管档案。。
２、长期保管：凡在相当长时间内需要参考、应用的资料为长期保管档案。保管期限为10-15年。
３、短期保管：凡时效性强，保存价值不大及在规定期限内可以销毁的材料为短期保管档案，保管期限5-10年。
三、保管要求和方式
（一）原件保管
１、规范格式：使用标准档案材料袋，分类存放，年终装订成卷、成册；
２、规范手续、专人保管；
(1)学会业务活动文件档案，做到专人、专柜保管；对传阅文件，需及时归档，外借参阅要向保管人办理借阅手续，限时归还；
(2) 财务资料由负责财务工作人员保管；
(3)收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。
(4)对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。
（5）在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。
（6）档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。
（7）各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。
（8）文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。
（9）若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给学会造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。
（10）新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。
(11)、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。
（二）电脑储存保管
对一切可以储存于电脑的资料、文件，重要文章均用电脑储存方式保管。
四、本办法由学会秘书处负责解释。
